Schritt für Schritt Anleitung für eine Ausfuhrerklärung
Diese Liste soll Ihnen den groben Ablauf bei der Abwicklung eines Zollvorganges aufzeigen. Alle Details zu den einzelnen Schritten finden Sie in den ausführlichen Beschreibungen der jeweiligen Eingabefelder und Schaltflächen.
Schritt 1
Ausgangspunkt für einen Zollvorgang ist immer ein Sage-Beleg (meist Lieferschein oder Rechnung). Gibt es keinen Standard-Sage-Beleg, können Sie z.B. eine Proformarechnung verwenden.
Schritt 2
Öffnen Sie den Menüpunkt “Vorgänge” und legen Sie dort einen neuen Vorgang an (Neuer Vorgang aus VK Beleg). Dieser Vorgang hat zunächst noch keine Positionen. Diese erzeugen Sie erst später, wenn weitere Details zum Zollvorgang eingetragen worden sind (Schritt 6).
Schritt 3
Bearbeiten Sie den Vorgang durch Doppelklick auf die Zeile oder über die Schaltfläche „Bearbeiten“
Schritt 4
Ergänzen Sie nun (falls notwendig) weitere Kopfdaten zum Zollbeleg. Zum Beispiel können sie hier weitere Sage-Belege zum gleichen Zollvorgang hinzufügen: Meldeposition Kopfdaten
Schritt 5
Nun können Sie die wesentlichen Angaben zum Zollvorgang unter „Ausfuhrangaben“ eintragen. Hier können Sie aus den angebotenen Codelisten die passenden Einträge auswählen.
Schritt 6
Im nächsten Schritt können aus dem oder den Sage-Belegen die Zollrechnungspositionen erstellt werden. Diese können nun auf der Registerkarte „Belegpositionen“ z.B. mit Warennummern, Gewichten u.ä. vervollständigt werden, wenn diese Informationen noch nicht im Sage-Artikelstamm hinterlegt waren.
Schritt 7
Artikel mit gleicher Warennummer, Land, Region, Stat. Verfahren und Einheit können nun zu Meldepositionen zusammengefasst werden. Dort haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, über „Details“ weitere Zolldokumente, Genehmigungen u.a. zu den Positionen hinzuzufügen.
Schritt 8
Als letzten Pflicht-Schritt ergänzen Sie nun noch die Angaben zu den Packstücken. Auf dem Register“Meldepositionen“ können Sie die Positionen den einzelnen Packstücken zuordnen.
Damit ist die Erfassung des Zollvorganges beendet und Sie können über die Schaltfläche „Plausiprüfung“ einen ersten Test durchführen, ob die Daten korrekt und vollständig eingegeben wurden. Ein ausführlicherer Test erfolgt nach der Übermittlung an das Rechenzentrum.
Die Vorgangsbearbeitung kann nun verlassen werden und Sie finden Ihre Vorgänge in der Vorgangsübersicht.
Schritt 9
Jetzt wird es ernst: Sie können die Daten an das BEX-Rechenzentrum übermitteln. Dort werden sie gespeichert und auf weitere Plausibilitäten getestet. Von nun an ist der Vorgang auch im Sage-AES-Programm einsehbar.
Schritt 10
Mit den weiteren 3 Menüpunkten können Sie nun die Prüfergebnisse abrufen, eventuelle Fehler anzeigen und beheben und die korrigierten Daten erneut übermitteln, bis keine Fehlermeldungen mehr erscheinen.
Schritt 11
Der fehlerfreie Beleg kann jetzt endgültig an den Zoll gesendet werden. Nach wenigen Minuten können Sie über „Status prüfen“ nachschauen, ob der Vorgang bearbeitet und eine MRN-Nummer vergeben wurde. Ist das geschehen, können Sie:
Schritt 12
Das Ausfuhrbegleitdokument herunterladen und drucken (wird dem Spediteur / Paket mitgegeben)
Schritt 13
Nach Grenzübertritt: Ausfuhrnachweis herunterladen und aufbewahren / drucken.
